Avantech-QMS redomat omogućava korisnicima da unapred rezervišu termin za željenu uslugu putem internet portala za zakazivanje, čime se značajno unapređuje organizacija rada poslovnice i smanjuje vreme čekanja.

Portal za zakazivanje dostupan je putem internet pregledača, bez potrebe za instalacijom dodatnih aplikacija, a korisnicima omogućava da u svakom trenutku pregledaju raspoložive termine i izvrše rezervaciju u skladu sa svojim potrebama.

Jednostavan postupak zakazivanja

Proces zakazivanja sastoji se od nekoliko jednostavnih koraka.

Najpre korisnik unosi osnovne kontakt podatke:

  • e-mail adresu,
  • broj mobilnog telefona.

Nakon toga bira:

  • poslovnicu u kojoj želi da bude uslužen,
  • vrstu usluge,
  • željeni termin sa liste slobodnih termina.

Sistem prikazuje isključivo raspoložive termine, pri čemu se njihova dostupnost automatski ažurira u realnom vremenu.

Radi zaštite od zloupotreba i sprečavanja rezervacije termina od strane nepostojećih ili neidentifikovanih korisnika, Avantech-QMS redomat podržava dva modela verifikacije rezervacije.

Model 1 - Verifikacija putem kontrolnog SMS-a

Kod ovog modela organizacija korisniku šalje SMS poruku koja sadrži jednokratni verifikacioni kod.

Nakon što korisnik odabere željeni termin, sistem automatski generiše šestocifreni numerički kod i dostavlja ga putem SMS poruke na broj mobilnog telefona koji je korisnik prethodno uneo.

Da bi rezervacija bila potvrđena, korisnik je dužan da u definisanom vremenskom periodu unese primljeni kod u odgovarajuće polje na portalu za zakazivanje.

Tek nakon uspešne verifikacije rezervacija postaje važeća.

Po uspešno izvršenoj verifikaciji sistem automatski šalje potvrdu rezervacije na e-mail adresu korisnika u PDF formatu, a opciono i putem SMS poruke. Potvrda može sadržati:

  • naziv poslovnice,
  • adresu poslovnice,
  • vrstu zakazane usluge,
  • datum i vreme termina,
  • redni broj za čekanje u redu,
  • PIN za štampanje listića na tiket dispenzeru (ukoliko je ova funkcionalnost aktivirana),
  • dodatna uputstva za korisnika,
  • promotivne ili informativne poruke organizacije.

Na dan zakazanog termina korisnik dolazi nekoliko minuta ranije i čeka da njegov redni broj bude prozvan putem standardnog Avantech-QMS redomata.

Model 2 - Verifikacija putem SMS poruke koju šalje korisnik

Avantech-QMS redomat podržava i alternativni model verifikacije namenjen organizacijama koje žele da eliminišu ili značajno smanje troškove slanja SMS poruka.

Nakon izbora željenog termina korisniku se prikazuje instrukcija da je za potvrdu rezervacije potrebno poslati SMS poruku na unapred definisani broj.

Poruka sadrži jedinstveni šestocifreni alfa numerički kod koji sistem automatski generiše za svaku rezervaciju.

Nakon prijema odgovarajuće SMS poruke sistem automatski potvrđuje rezervaciju i korisniku dostavlja potvrdu putem e-maila u PDF formatu. Potvrda sadrži:

  • naziv poslovnice,
  • adresu poslovnice,
  • vrstu usluge,
  • datum i vreme termina,
  • redni broj za čekanje,
  • PIN za štampanje listića (opciono),
  • dodatna uputstva za dolazak,
  • promotivne ili informativne poruke.

Korisnik zatim dolazi u poslovnicu nekoliko minuta pre zakazanog termina i čeka poziv svog rednog broja.

Zaštita od zloupotrebe sistema

Jedan od izazova kod sistema za online zakazivanje jeste mogućnost zlonamernog rezervisanja velikog broja termina, čime se smanjuje dostupnost usluga drugim korisnicima i mogu nastati nepotrebni troškovi organizacije.

Avantech-QMS redomat upravo zbog toga omogućava izbor između dva modela verifikacije rezervacija.

Model verifikacije putem kontrolnog SMS-a obezbeđuje da rezervaciju može potvrditi isključivo korisnik koji ima pristup prijavljenom broju mobilnog telefona.

Alternativni model, kod kojeg SMS poruku šalje sam korisnik, dodatno eliminiše troškove slanja SMS poruka od strane organizacije. Ovakav pristup posebno je pogodan za institucije koje imaju veliki broj rezervacija ili ograničen budžet za SMS komunikaciju, jer istovremeno obezbeđuje pouzdanu identifikaciju korisnika i efikasnu zaštitu od automatizovanih ili zlonamernih rezervacija.

Prednosti sistema za online zakazivanje

Implementacijom modula za online zakazivanje organizacije ostvaruju brojne prednosti:

  • omogućavanje rezervacije termina 24 časa dnevno, 7 dana u nedelji,
  • jednostavno korišćenje putem internet pregledača bez instalacije aplikacije,
  • automatsko upravljanje raspoloživim terminima,
  • pouzdana verifikacija rezervacija,
  • smanjenje broja neiskorišćenih termina,
  • sprečavanje zloupotrebe sistema za zakazivanje,
  • mogućnost izbora modela verifikacije u skladu sa budžetom organizacije,
  • automatsko slanje potvrda rezervacije u PDF formatu,
  • integracija sa sistemom za upravljanje redovima čekanja,
  • unapređenje korisničkog iskustva i efikasnije planiranje rada poslovnica.

Avantech-QMS redomat omogućava i slanje automatske podsetnike za zakazane termine što podrazumeva slanje korisniku e-mail ili SMS podsetnik 24 sata ili 2 sata pre termina. Ovo doprinosi smanjenju broja korisnika koji ne dođu na zakazani termin (no-show), što je posebno korisno za banke, zdravstvene ustanove i javnu upravu.